Interne Kommunikation per Video: Leitfaden 2026

Das Wichtigste in Kürze

• KI-Video eignet sich besonders für wiederkehrende und häufig aktualisierte Inhalte wie Onboarding, Richtlinien-Updates oder mehrsprachige Kommunikation.
• Der Betriebsrat sollte frühzeitig eingebunden werden. Besonders relevant wird die Mitbestimmung, wenn die Nutzung einzelner Beschäftigter ausgewertet werden kann.
• Für persönliche Avatare oder geklonte Stimmen müssen Einwilligung und Datenschutz geklärt sein.
• KI-generierte Videos mit menschenähnlicher Darstellung müssen seit dem 2. August 2026 entsprechend den Vorgaben der KI-Verordnung offengelegt werden.
• Starten Sie klein: mit einem Format, einem Standort und klaren Kennzahlen.

Interne Videos müssen heute nicht mehr mit Drehtag, Kamera-Team und wochenlangem Vorlauf verbunden sein. KI-gestützte Videotools machen es möglich, Updates, Onboarding-Inhalte oder Führungsbotschaften direkt aus einem Skript zu erstellen und bei Bedarf schnell zu aktualisieren oder in weitere Sprachen zu übertragen.

Für Unternehmen im DACH-Raum beginnt die Einführung allerdings nicht bei der Produktion. Betriebsrat, Datenschutz und die Kennzeichnung KI-generierter Inhalte sollten von Anfang an Teil des Workflows sein.

Dieser Leitfaden zeigt, für welche Aufgaben sich interne KI-Videos eignen, wann besser ein echter Mensch vor die Kamera gehört und wie Sie innerhalb von 30 Tagen einen ersten Pilot aufsetzen können.

Wann eignet sich KI-Video für die interne Kommunikation?

Nicht jede interne Nachricht braucht ein Video. KI verändert daran grundsätzlich nichts.

Besonders interessant wird das Format dort, wo Inhalte regelmäßig entstehen, häufig aktualisiert oder für mehrere Zielgruppen angepasst werden müssen. Genau hier entfällt ein großer Teil des klassischen Produktionsaufwands.

Fünf typische Einsatzfelder:

Format	Besonders sinnvoll, wenn …	Vorteil von KI-Video	Darauf sollten Sie achten
Townhall- oder Betriebsversammlungs-Rückblick	nicht alle Beschäftigten live teilnehmen können	Zusammenfassung kann kurzfristig veröffentlicht werden	Inhalte entlang der wichtigsten Themen strukturieren
Richtlinien- und Compliance-Update	sich Vorgaben regelmäßig ändern	Änderungen im Skript lassen sich schnell neu ausspielen	Video und verbindliches Dokument müssen konsistent bleiben
Führungsbotschaft	Informationen kurzfristig oder regelmäßig kommuniziert werden	kein neuer Drehtermin für jedes Update	Einwilligung für persönliche Avatare und Stimmen klären
Onboarding	dieselben Inhalte regelmäßig vermittelt werden	zentral erstellen und bei Änderungen aktualisieren	Verantwortliche für Aktualisierung festlegen
Mehrsprachige Kommunikation	Standorte oder Teams verschiedene Sprachen nutzen	dasselbe Skript kann für mehrere Sprachversionen verwendet werden	wichtige Rechts- und Sicherheitstexte sprachlich prüfen lassen

Gerade bei internationaler Kommunikation kann der Produktionsaufwand deutlich sinken. Das D-ID Creative Reality Studio unterstützt Avatar-Videos in über 120 Sprachen. Bestehende Videos lassen sich mit D-ID Video Translate in bis zu 29 Sprachen übertragen, einschließlich geklonter Stimme und angepasster Lippenbewegungen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Können wir daraus ein Video machen?“

Sondern: „Ist das ein Format, das wir regelmäßig erstellen, aktualisieren oder skalieren müssen?“

Wann besser ein echter Mensch vor die Kamera gehört

Je einfacher sich ein Avatar erstellen lässt, desto wichtiger wird die Entscheidung, wann man ihn bewusst nicht einsetzen sollte.

Für wiederkehrende Informationsformate kann ein KI-Avatar sinnvoll sein. Bei emotionalen oder sensiblen Botschaften zählt dagegen persönliche Präsenz.

KI-Avatar eignet sich gut für:

• Onboarding und Schulungen
• Richtlinien-Updates
• wiederkehrende Unternehmensinformationen
• Produkt- oder Prozessinformationen
• internationale Sprachversionen

Ein echter Mensch ist meist die bessere Wahl bei:

• Stellenabbau oder Restrukturierungen
• Krisen und ernsten Sicherheitsvorfällen
• Entschuldigungen
• sensiblen Change-Themen
• persönlichen Verabschiedungen oder Anerkennungen

In diesen Situationen geht es nicht nur um Informationsvermittlung. Beschäftigte wollen sehen, wer Verantwortung übernimmt.

Auch ein Video ersetzt nicht jedes andere Format. Inhalte, die Mitarbeitende später nachschlagen, zitieren oder mit verbindlichen Vorgaben abgleichen müssen, gehören weiterhin in ein Dokument. Das Video kann sie erklären – aber nicht ersetzen.

Was Unternehmen in DACH vor dem Start klären sollten

Eine aktuelle Herausforderung zeigt der Trendmonitor Interne Kommunikation 2026 von SCM und Staffbase: 42,4 % der befragten Kommunikationsverantwortlichen, die keine KI einsetzen, geben an, dass der Einsatz aus betrieblichen Gründen untersagt ist.

Für einen Pilot lohnt es sich deshalb, vier Fragen möglichst früh zu beantworten.

Bereich	Zentrale Frage
Betriebsrat	Wie wird KI eingesetzt und welche Nutzungsdaten werden erhoben?
Datenschutz	Werden Gesicht oder Stimme einer realen Person verarbeitet?
Kennzeichnung	Wie erkennen Beschäftigte, dass Inhalte KI-generiert sind?
IT und Einkauf	Sind Datenschutz, Löschfristen, Unterauftragnehmer und Security geklärt?

1. Betriebsrat frühzeitig einbinden

§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG nennt die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz ausdrücklich. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat rechtzeitig informieren und die geplanten Maßnahmen mit ihm beraten.

„Rechtzeitig“ bedeutet dabei: solange der geplante Prozess noch verändert werden kann.

Für einen Pilot sollte deshalb nicht erst das fertige Video präsentiert werden. Sinnvoller ist es, früh zu erklären:

• für welche Formate KI-Video eingesetzt werden soll,
• welche Personen Videos erstellen dürfen,
• welche Daten erhoben werden,
• wie Avatare und Skripte freigegeben werden,
• wie lange Inhalte gespeichert werden.

Besonders relevant wird § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn technische Systeme Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter überwachen können.

Praktisch bedeutet das: Erfassen Sie beispielsweise individuell, wer ein Pflichtvideo angesehen hat, wie lange die Person zugesehen hat oder ob sie es abgeschlossen hat, kann daraus eine zusätzliche Mitbestimmungsfrage entstehen.

Für einen ersten Pilot sind aggregierte Kennzahlen nach Standort oder Team deshalb meist einfacher als personenbezogene Auswertungen.

2. Einwilligungen für persönliche Avatare klären

Ein Stock-Avatar mit synthetischer Stimme stellt andere Datenschutzfragen als ein Avatar, der eine reale Führungskraft abbildet und ihre Stimme verwendet.

Sobald eine reale Person erkennbar ist, werden personenbezogene Daten verarbeitet.

§ 26 Abs. 2 BDSG stellt dabei besondere Anforderungen an die Freiwilligkeit einer Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis. Die Einwilligung muss grundsätzlich schriftlich oder elektronisch erfolgen. Die Person muss zudem über Zweck und Widerrufsrecht informiert werden.

Für die Praxis bedeutet das:

• Einwilligung für einen klar definierten Zweck einholen.
• Verwendung von Gesicht und Stimme dokumentieren.
• Widerruf berücksichtigen.
• Nutzung eines Avatars nicht zur Voraussetzung für eine berufliche Rolle machen.
• festlegen, was bei Rollenwechsel oder Austritt mit vorhandenen Videos passiert.

D-ID verlangt für persönliche Avatare und geklonte Stimmen ebenfalls eine dokumentierte Einwilligung.

Parallel sollten Datenschutz und Einkauf unter anderem Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer und Löschfristen prüfen.

3. KI-generierte Videos transparent kennzeichnen

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der EU-KI-Verordnung.

Bei KI-generierten Videos mit menschenähnlichen Darstellungen muss die künstliche Erzeugung klar offengelegt werden. Nach den Hinweisen der Europäischen Kommission muss dies spätestens bei der ersten Exposition gegenüber einer natürlichen Person geschehen.

Auch interne Kommunikation im Intranet ist nicht grundsätzlich davon ausgenommen.

Der einfachste Weg ist deshalb, die Kennzeichnung nicht für jedes Video neu zu diskutieren, sondern direkt in den Produktionsprozess einzubauen.

Zum Beispiel:

• Hinweis im Video oder unmittelbar davor
• standardisierter Satz in der Videobeschreibung
• feste Kennzeichnung in der Skriptvorlage

Auf diese Weise wird Transparenz Teil des Workflows statt ein zusätzlicher Freigabeschritt.

Das Skript wird zur zentralen Arbeitsdatei

Bei klassischer Videoproduktion wird häufig ein Rohschnitt geprüft und anschließend mehrfach korrigiert.

Bei KI-generierten Videos kann sich dieser Prozess verschieben: Das Skript wird zum zentralen Content Asset.

Es wird:

1. fachlich erstellt,
2. rechtlich oder intern geprüft,
3. freigegeben,
4. übersetzt,
5. in Video umgesetzt,
6. bei Änderungen versioniert.

Ändert sich beispielsweise eine Richtlinie, muss nicht das gesamte Video neu produziert werden. Der relevante Text wird angepasst und die neue Version erneut generiert.

Das passt gut zu bestehenden Unternehmensprozessen. Organisationen sind bereits daran gewöhnt, Texte, Dokumente und Freigabestände zu verwalten.

Entsprechend sinnvoll ist es, eher eine Skriptbibliothek als eine reine Videobibliothek aufzubauen.

In 30 Tagen zum ersten Pilot

Ein Pilot muss nicht sofort unternehmensweit ausgerollt werden. Sinnvoller ist ein klar abgegrenztes Format, an dem sich Prozess und Wirkung testen lassen.

Woche	Was Sie tun	Was Sie messen
1	Betriebsrat informieren, Datenschutz und Einkauf einbinden, ein wiederkehrendes Format auswählen	Ausgangswert des bisherigen Formats, z. B. Teilnahme- oder Öffnungsquote
2	Skriptvorlage und Kennzeichnung definieren, ggf. Einwilligung einholen, erstes Video produzieren und eine Korrekturschleife testen	Freigabezeit und Produktionsaufwand
3	Video zunächst an einem Standort veröffentlichen und anschließend eine bewusste Inhaltsänderung umsetzen	Sehdauer bzw. Nutzung auf aggregierter Ebene und Zeit bis zur aktualisierten Version
4	dasselbe Skript in zwei weitere relevante Sprachen übertragen	Nutzung oder Abschlussquote je Standort sowie ein relevantes Verhaltenssignal

Der letzte Punkt ist wichtig: Messen Sie nicht nur, wie schnell ein Video produziert wurde.

Der Trendmonitor Interne Kommunikation 2026 zeigt, dass nur 32,8 % der befragten Teams über Mechanismen zur systematischen Erfolgskontrolle verfügen. 56,3 % messen die Wirkung ihrer internen Kommunikation gar nicht.

Definieren Sie deshalb bereits vor dem Pilot eine Frage, die Sie beantworten möchten.

Zum Beispiel:

• Erreichen wir mehr Beschäftigte?
• Werden Pflichtinformationen häufiger abgeschlossen?
• Sinkt das Ticketaufkommen zu einem bestimmten Thema?
• Wie schnell können wir Änderungen veröffentlichen?
• Wie viel Produktionszeit benötigen zusätzliche Sprachversionen?

Damit wird aus einem Videoexperiment ein messbarer Kommunikationsprozess.

Checkliste für Ihr erstes internes KI-Video

• einen wiederkehrenden Use Case auswählen
• Betriebsrat frühzeitig informieren
• Datenschutz und Einkauf einbeziehen
• Stock-Avatar oder persönliche Darstellung festlegen
• notwendige Einwilligungen dokumentieren
• personenbezogene Nutzungsdaten vermeiden oder gesondert prüfen
• KI-Kennzeichnung definieren
• Skriptverantwortliche und Freigabeprozess festlegen
• Ausgangs-KPI bestimmen
• Pilot zunächst auf ein Format oder einen Standort begrenzen
• Prozess nach vier Wochen auswerten
• erst danach weitere Formate, Standorte oder Sprachen ergänzen

Häufige Fragen

Ab wann gilt die KI-Kennzeichnungspflicht für interne Videos?

Seit dem 2. August 2026 gelten die entsprechenden Transparenzpflichten aus Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Bei künstlich erzeugten Videos mit menschenähnlicher Darstellung muss die künstliche Erzeugung klar offengelegt werden. Auch die berufliche Nutzung innerhalb eines Unternehmens ist grundsätzlich erfasst.

Muss der Betriebsrat KI-Videos in der internen Kommunikation genehmigen?

Nicht automatisch. § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG verlangt zunächst eine rechtzeitige Information und Beratung beim geplanten Einsatz von KI. Zusätzliche Mitbestimmungsrechte können insbesondere relevant werden, wenn technische Systeme das Verhalten oder die Leistung einzelner Beschäftigter überwachen können.

Brauchen wir eine Einwilligung, wenn eine Führungskraft als Avatar auftritt?

Wenn Gesicht oder Stimme einer realen Person verwendet werden, sollten die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen und eine entsprechende Einwilligung geklärt werden. § 26 Abs. 2 BDSG stellt im Beschäftigungsverhältnis besondere Anforderungen an die Freiwilligkeit und Form der Einwilligung.

Was kostet interne Kommunikation per Video mit KI?

Die Kostenstruktur unterscheidet sich von klassischer Videoproduktion. Statt Drehtag und Produktionskosten pro Video fallen typischerweise Lizenz- und Nutzungskosten für die Plattform sowie interne Aufwände für Skript, Freigabe und Pflege an. Gerade bei wiederkehrenden Formaten und mehreren Sprachversionen kann dieser Ansatz interessant werden.

Der sinnvollste Einstieg: klein anfangen und den Prozess testen

KI macht die technische Produktion interner Videos einfacher. Der größere Hebel entsteht aber erst, wenn auch der Prozess dahinter funktioniert.

Starten Sie deshalb nicht mit einem unternehmensweiten Rollout. Wählen Sie ein wiederkehrendes Format, beziehen Sie Betriebsrat, Datenschutz und Einkauf frühzeitig ein und testen Sie einen klar definierten Workflow.

Wenn Skript, Freigabe, Kennzeichnung und Messung einmal stehen, lassen sich weitere Videos deutlich leichter aktualisieren, übersetzen und skalieren.

Mit dem D-ID Creative Reality Studio können Sie ein erstes Avatar-Video erstellen. Für größere Rollouts, persönliche Avatare oder den Einsatz über mehrere Teams, Standorte und Sprachen können Sie sich direkt an das D-ID-Team wenden.