Interne Kommunikation per Video: Leitfaden 2026

Das Wichtigste in Kürze

• KI-Video eignet sich besonders für wiederkehrende und häufig aktualisierte Inhalte wie Onboarding, Richtlinien-Updates oder mehrsprachige Kommunikation.
• Der Betriebsrat sollte frühzeitig eingebunden werden. Besonders relevant wird die Mitbestimmung, wenn die Nutzung einzelner Beschäftigter ausgewertet werden kann.
• Für persönliche Avatare oder geklonte Stimmen müssen Einwilligung und Datenschutz geklärt sein.
• KI-generierte Videos mit menschenähnlicher Darstellung müssen seit dem 2. August 2026 entsprechend den Vorgaben der KI-Verordnung offengelegt werden.
• Für den Einstieg reicht ein klar abgegrenzter Pilot mit einem Format, einem Standort und wenigen aussagekräftigen Kennzahlen.

Interne Videos müssen heute nicht mehr mit Drehtag, Kamerateam und wochenlangem Vorlauf verbunden sein. KI-gestützte Videotools machen es möglich, Updates, Onboarding-Inhalte oder Führungsbotschaften direkt aus einem Skript zu erstellen und bei Bedarf schnell zu aktualisieren oder in weitere Sprachen zu übertragen.

Für Unternehmen im DACH-Raum beginnt die Einführung allerdings nicht bei der Produktion. Betriebsrat, Datenschutz und die Kennzeichnung KI-generierter Inhalte sollten von Anfang an Teil des Workflows sein.

Dieser Leitfaden zeigt, für welche Aufgaben sich interne KI-Videos eignen, wann besser ein echter Mensch vor die Kamera gehört und wie ein erster Pilot innerhalb von 30 Tagen aussehen kann.

Wann eignet sich KI-Video für die interne Kommunikation?

Nicht jede interne Nachricht braucht ein Video. KI ändert daran grundsätzlich nichts.

Besonders interessant wird das Format dort, wo Inhalte regelmäßig entstehen, häufig aktualisiert oder für mehrere Zielgruppen und Sprachen angepasst werden müssen. Genau hier kann ein großer Teil des klassischen Produktionsaufwands entfallen.

Fünf typische Einsatzfelder:

Format	Besonders sinnvoll, wenn …	Vorteil von KI-Video	Darauf solltest du achten
Townhall- oder Betriebsversammlungs-Rückblick	nicht alle Beschäftigten live teilnehmen können	Zusammenfassungen lassen sich kurzfristig veröffentlichen	auf die wichtigsten Themen konzentrieren statt die Veranstaltung nachzuerzählen
Richtlinien- und Compliance-Update	sich Vorgaben regelmäßig ändern	Änderungen im Skript lassen sich schnell in eine neue Version übertragen	Video und verbindliches Dokument müssen konsistent bleiben
Führungsbotschaft	Informationen kurzfristig oder regelmäßig kommuniziert werden	kein neuer Drehtermin für jedes Update	Einwilligung bei persönlichen Avataren und geklonten Stimmen klären
Onboarding	dieselben Inhalte regelmäßig vermittelt werden	einmal aufsetzen und bei Änderungen aktualisieren	Verantwortliche für die Pflege festlegen
Mehrsprachige Kommunikation	Teams oder Standorte verschiedene Sprachen nutzen	dasselbe Skript kann für mehrere Sprachversionen verwendet werden	wichtige Rechts- und Sicherheitstexte sprachlich prüfen lassen

Gerade bei internationaler Kommunikation kann der Produktionsaufwand deutlich sinken. Das Creative Reality Studio von D-ID erstellt Avatar-Videos in über 120 Sprachen. Die Videoübersetzung kann ein bestehendes Video in bis zu 29 Sprachen übertragen, einschließlich geklonter Stimme und angepasster Lippenbewegungen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Können wir daraus ein Video machen?“

Sondern: „Ist das ein Format, das wir regelmäßig erstellen, aktualisieren oder skalieren müssen?“

Wann besser ein echter Mensch vor die Kamera gehört

Je einfacher sich ein Avatar erstellen lässt, desto wichtiger wird die Entscheidung, wann er bewusst nicht eingesetzt werden sollte.

Für wiederkehrende Informationsformate kann ein KI-Avatar sinnvoll sein. Bei emotionalen oder sensiblen Botschaften zählt dagegen persönliche Präsenz.

KI-Avatare eignen sich gut für:

• Onboarding und Schulungen
• Richtlinien-Updates
• wiederkehrende Unternehmensinformationen
• Produkt- oder Prozessinformationen
• internationale Sprachversionen

Ein echter Mensch ist meist die bessere Wahl bei:

• Stellenabbau oder Restrukturierungen
• Krisen und ernsten Sicherheitsvorfällen
• Entschuldigungen
• sensiblen Change-Themen
• persönlichen Verabschiedungen oder Anerkennungen

In diesen Situationen geht es nicht nur darum, Informationen verständlich zu vermitteln. Beschäftigte wollen auch sehen, wer Verantwortung übernimmt.

Auch ein Video ersetzt nicht jedes andere Format. Inhalte, die später nachgeschlagen, zitiert oder mit verbindlichen Vorgaben abgeglichen werden müssen, gehören weiterhin in ein Dokument. Das Video kann sie erklären – aber nicht ersetzen.

Was Unternehmen in DACH vor dem Start klären sollten

Der Trendmonitor Interne Kommunikation 2026 von SCM und Staffbase zeigt eine typische Hürde: 42,4 % der befragten Kommunikationsverantwortlichen, die keine KI einsetzen, geben an, dass der Einsatz aus betrieblichen Gründen untersagt ist.

Für einen Pilot lohnt es sich deshalb, vier Fragen möglichst früh zu beantworten:

Bereich	Zentrale Frage
Betriebsrat	Wie wird KI eingesetzt und welche Nutzungsdaten werden erhoben?
Datenschutz	Werden Gesicht oder Stimme einer realen Person verarbeitet?
Kennzeichnung	Wie erkennen Beschäftigte, dass Inhalte KI-generiert sind?
IT und Einkauf	Sind Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Unterauftragnehmer und Security geklärt?

1. Betriebsrat frühzeitig einbinden

§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG nennt die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz ausdrücklich. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat rechtzeitig informieren und die geplanten Maßnahmen mit ihm beraten.

„Rechtzeitig“ bedeutet dabei: solange die Planung noch verändert werden kann.

Bei einem Pilot sollte deshalb nicht erst das fertige Video präsentiert werden. Sinnvoller ist es, früh zu klären:

• für welche Formate KI-Video eingesetzt werden soll,
• wer Videos erstellen darf,
• welche Daten erhoben werden,
• wie Avatare und Skripte freigegeben werden,
• wie lange Inhalte und Daten gespeichert werden.

Besonders relevant wird § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn technische Systeme das Verhalten oder die Leistung einzelner Beschäftigter überwachen können.

Wenn beispielsweise individuell erfasst wird, wer ein Pflichtvideo angesehen hat, wie lange eine Person zugesehen hat oder ob sie es abgeschlossen hat, kann daraus eine zusätzliche Mitbestimmungsfrage entstehen.

Für einen ersten Pilot sind aggregierte Kennzahlen nach Standort oder Team deshalb meist einfacher als personenbezogene Auswertungen.

2. Einwilligungen für persönliche Avatare klären

Ein Stock-Avatar mit synthetischer Stimme stellt andere Datenschutzfragen als ein Avatar, der eine reale Führungskraft abbildet und ihre Stimme verwendet.

Sobald eine reale Person erkennbar ist, werden personenbezogene Daten verarbeitet.

§ 26 Abs. 2 BDSG stellt besondere Anforderungen an die Freiwilligkeit einer Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis. Die Einwilligung muss grundsätzlich schriftlich oder elektronisch erfolgen. Außerdem muss die betroffene Person über Zweck und Widerrufsrecht informiert werden.

Für die Praxis bedeutet das:

• Einwilligung für einen klar definierten Zweck einholen.
• Verwendung von Gesicht und Stimme dokumentieren.
• Widerruf von Anfang an berücksichtigen.
• Nutzung eines Avatars nicht zur Voraussetzung für eine berufliche Rolle machen.
• festlegen, was bei Rollenwechsel oder Austritt mit vorhandenen Videos passiert.

D-ID verlangt für persönliche Avatare und geklonte Stimmen ebenfalls eine dokumentierte Einwilligung.

Parallel sollten Datenschutz und Einkauf unter anderem Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer und Löschfristen prüfen.

3. KI-generierte Videos transparent kennzeichnen

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der EU-KI-Verordnung.

Bei KI-generierten Videos mit menschenähnlicher Darstellung muss die künstliche Erzeugung offengelegt werden. Nach den Hinweisen der Europäischen Kommission zu Artikel 50 muss die Offenlegung klar erkennbar und spätestens bei der ersten Exposition gegenüber einer natürlichen Person erfolgen.

Auch interne Kommunikation im Intranet ist nicht grundsätzlich davon ausgenommen.

Am einfachsten ist es deshalb, die Kennzeichnung nicht bei jedem Video neu zu diskutieren, sondern direkt in den Produktionsprozess einzubauen.

Zum Beispiel durch:

• einen Hinweis im Video oder unmittelbar davor,
• einen standardisierten Satz in der Videobeschreibung,
• eine feste Kennzeichnung in der Skriptvorlage.

So wird Transparenz Teil des Workflows statt ein zusätzlicher Freigabeschritt.

Das Skript wird zur zentralen Arbeitsdatei

Bei klassischer Videoproduktion wird häufig ein Rohschnitt geprüft und anschließend mehrfach korrigiert.

Bei KI-generierten Videos kann sich dieser Prozess verschieben: Das Skript wird zur zentralen Arbeitsdatei.

Es wird:

1. fachlich erstellt,
2. intern oder rechtlich geprüft,
3. freigegeben,
4. übersetzt,
5. in ein Video umgesetzt,
6. bei Änderungen versioniert.

Ändert sich beispielsweise eine Richtlinie, muss nicht die gesamte Produktion neu gestartet werden. Der relevante Text wird angepasst und die neue Version des Videos generiert.

Das passt gut zu bestehenden Unternehmensprozessen. Organisationen sind bereits daran gewöhnt, Texte, Dokumente und Freigabestände zu verwalten.

Entsprechend sinnvoll ist es, eine Skriptbibliothek statt nur einer Videobibliothek aufzubauen.

Für manche Inhalte kann dieser Prozess noch einen Schritt weitergehen. Wenn Beschäftigte nicht nur Informationen ansehen, sondern direkt Rückfragen stellen sollen, ermöglichen Agentic Videos Interaktionen per Sprache oder Chat innerhalb des Videos. Die V4 Expressive Visual Agents sind für Echtzeitgespräche ausgelegt.

Weitere Beispiele dafür, wie Avatare in Lern- und Schulungsszenarien eingesetzt werden können, findest du im Beitrag über KI-Avatare im E-Learning.

Praxisbeispiel: SPIN Sport Innovation

SPIN Sport Innovation nutzt Avatare für seine Lerninhalte und erstellt 15 bis 20 Videos pro Woche.

Die Inhalte werden auf Englisch, Deutsch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch und Ungarisch angeboten. Für die unterschiedlichen Sprachversionen müssen dadurch nicht jeweils neue Aufnahmen vor Ort entstehen.

Die Fallstudie zu SPIN Sport Innovation zeigt vor allem, wie sich Videoproduktion als wiederholbarer Prozess organisieren lässt.

Was andere Teams daraus übernehmen können

Zentrale Verantwortung
Ein kleines Team verantwortet den Produktionsprozess, statt für jede Abteilung einen eigenen Workflow aufzubauen.

Standardisierte Skripte
Texte lassen sich prüfen, versionieren und für weitere Sprachen verwenden.

Klare Prozesse
Anfragen und Freigaben folgen einem wiederholbaren Ablauf.

Neu generieren statt neu drehen
Änderungen am Inhalt erfordern keine komplett neue Produktion.

Genau darin liegt ein wichtiger Unterschied zwischen gelegentlichen KI-Videos und einem dauerhaft skalierbaren Video-Workflow.

In 30 Tagen zum ersten Pilot

Ein Pilot muss nicht sofort unternehmensweit ausgerollt werden. Sinnvoller ist ein klar abgegrenztes Format, an dem sich sowohl der Prozess als auch die Wirkung testen lassen.

Woche	Was zu tun ist	Was gemessen wird
1	Betriebsrat informieren, Datenschutz und Einkauf einbinden, ein wiederkehrendes Format auswählen	Ausgangswert des bisherigen Formats, z. B. Teilnahme- oder Öffnungsquote
2	Skriptvorlage und Kennzeichnung definieren, gegebenenfalls Einwilligung einholen, erstes Video produzieren und eine Korrekturschleife testen	Freigabezeit und Produktionsaufwand
3	Video zunächst an einem Standort veröffentlichen und anschließend eine bewusste Inhaltsänderung umsetzen	Nutzung auf aggregierter Ebene und Zeit bis zur aktualisierten Version
4	dasselbe Skript in zwei weitere relevante Sprachen übertragen	Nutzung oder Abschlussquote je Standort sowie ein passendes Verhaltenssignal

Wichtig ist, nicht nur zu messen, wie schnell das Video produziert wurde.

Laut Trendmonitor Interne Kommunikation 2026 verfügen nur 32,8 % der befragten Teams über Mechanismen zur systematischen Erfolgskontrolle. 56,3 % messen die Wirkung ihrer internen Kommunikation gar nicht. Als häufigsten Grund für fehlende Erfolgskontrolle nennen die Befragten fehlende Ressourcen.

Deshalb sollte bereits vor dem Pilot eine klare Frage feststehen.

Zum Beispiel:

• Erreichen wir mehr Beschäftigte?
• Werden Pflichtinformationen häufiger abgeschlossen?
• Sinkt das Ticketaufkommen zu einem bestimmten Thema?
• Wie schnell können Änderungen veröffentlicht werden?
• Wie viel Produktionszeit benötigen zusätzliche Sprachversionen?

Damit wird aus einem Videoexperiment ein messbarer Kommunikationsprozess.

Checkliste für dein erstes internes KI-Video

• einen wiederkehrenden Use Case auswählen
• Betriebsrat frühzeitig informieren
• Datenschutz und Einkauf einbeziehen
• Stock-Avatar oder persönliche Darstellung festlegen
• notwendige Einwilligungen dokumentieren
• personenbezogene Nutzungsdaten vermeiden oder gesondert prüfen
• KI-Kennzeichnung definieren
• Verantwortliche für Skript und Freigabe bestimmen
• Ausgangs-KPI festlegen
• Pilot zunächst auf ein Format oder einen Standort begrenzen
• Prozess und Ergebnisse nach vier Wochen auswerten
• erst danach weitere Formate, Standorte oder Sprachen ergänzen

Häufige Fragen

Ab wann gilt die KI-Kennzeichnungspflicht für interne Videos?

Seit dem 2. August 2026 gelten die entsprechenden Transparenzpflichten aus Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Bei künstlich erzeugten Videos mit menschenähnlicher Darstellung muss die künstliche Erzeugung klar offengelegt werden. Auch die berufliche Nutzung innerhalb eines Unternehmens ist grundsätzlich erfasst.

Muss der Betriebsrat KI-Videos in der internen Kommunikation genehmigen?

Nicht automatisch. § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG verlangt zunächst eine rechtzeitige Information und Beratung beim geplanten Einsatz von KI. Zusätzliche Mitbestimmungsrechte können insbesondere relevant werden, wenn technische Systeme das Verhalten oder die Leistung einzelner Beschäftigter überwachen können.

Brauchen wir eine Einwilligung, wenn eine Führungskraft als Avatar auftritt?

Wenn Gesicht oder Stimme einer realen Person verwendet werden, müssen die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen geklärt werden. § 26 Abs. 2 BDSG stellt im Beschäftigungsverhältnis besondere Anforderungen an die Freiwilligkeit und Form der Einwilligung. Auch D-ID setzt für persönliche Avatare und geklonte Stimmen eine dokumentierte Einwilligung voraus.

Was kostet interne Kommunikation per Video mit KI?

Die Kostenstruktur unterscheidet sich von klassischer Videoproduktion. Statt Drehtag und Produktionskosten pro Video fallen typischerweise Lizenz- und Nutzungskosten für die Plattform sowie interne Aufwände für Skript, Freigabe und Pflege an. Besonders bei wiederkehrenden Formaten und mehreren Sprachversionen kann sich dieser Ansatz auszahlen.

Klein anfangen und den Prozess testen

KI macht die technische Produktion interner Videos einfacher. Der größere Hebel entsteht aber erst, wenn auch der Prozess dahinter funktioniert.

Statt direkt mit einem unternehmensweiten Rollout zu starten, bietet sich ein wiederkehrendes Format mit klar definiertem Workflow an. Betriebsrat, Datenschutz und Einkauf sollten von Anfang an eingebunden werden. Gleichzeitig braucht der Pilot eine Kennzahl, anhand derer sich nicht nur die Produktion, sondern auch die Wirkung bewerten lässt.

Wenn Skript, Freigabe, Kennzeichnung und Messung einmal stehen, lassen sich weitere Videos deutlich leichter aktualisieren, übersetzen und skalieren.

Erstelle dein erstes Avatar-Video kostenlos im D-ID Studio. Für größere Rollouts, persönliche Avatare oder den Einsatz über mehrere Teams, Standorte und Sprachen kannst du direkt mit dem D-ID-Team sprechen.